Forretningsgangen vedrørende godkendelse og bogføring af købsfakturaer for IT-området i Kirkeministeriet

 

 

 

 

19. juni 2003 KM-projektgruppe

 

1. Beskrivelse af den nuværende forretningsgangen vedrørende IT-fakturaer uden kontraktligt grundlag

 

 

1.1. IT-kontorets sekretærfunktion

Fakturaerne ankomstregistreres i SØS (Stifternes Økonomi System).

 

Fakturaerne indscannes herefter i journalsystemet.

 

Fakturaerne efterregnes.

 

Ankomstregistrering, indscanning og efterregning foretages rent fysisk af IT-kontorets sekretærfunktion.

 

 

1.2. IT-kontorets driftspersonale

På baggrund af det indscannede dokument, der ligger i journalsystemet kontrolleres det, at varen er modtaget, som anført på fakturaen, samt at fakturaen er i overensstemmelse med den bestilling, der er afgivet til leverandøren.

 

Kontrollen foretages af driftspersonalet i IT-kontoret. Kontrollen dokumenteres ved en bemærkning i journalsystemet.

 

Årsagen til, at godkendelsen af fakturaen foretages på baggrund af den indscannede faktura i journalsystemet, er, at det bemyndigede driftspersonale er beskæftiget på forskellige lokaliteter i landet.

 

 

1.3. IT-kontorets cheffunktion

IT-chefen kontrollerer, at

• driftspersonalet i journalsystemet har godkendt fakturaen for korrekt modtagelse af varen eller tjenesteydelsen og at
• udgiften er omfattet af budgettet.

IT-chefen attesterer originalfakturaen for den udførte kontrol.

Konteringen af fakturaerne foretages af IT-chefen i forbindelse med attestation på originalfakturaen.

 

 

Fakturaerne godkendes herefter til betaling af afdelingschefen. Dette led i forretningsgangen blev ved sidste møde i Kirkeministeriets regnskabsgruppe - medio juni - overvejet slettet for at gøre administrationen lettere og hurtigere.

 

 

1.4. Bogholderiet i Maribo Stift

Fakturaerne sendes herefter pr. post til Maribo Stift, hvor fakturaerne bogføres og betales. Fuldstændigheden af de modtagne fakturaer kontrolleres på baggrund af den ankomstregistrering, som foretages i IT-kontoret i forbindelse med modtagelsen af fakturaerne. Stiftsbogholderen kontrollerer ligeledes, at fakturaerne er attesteret korrekt af IT-chefen i Kirkeministeriet.

 

Bogføringen foretages i SØS (Stifternes Økonomi System)

 

 

1.5. PLS-Rambøll – eksternt konsulentfirma

I forbindelse med den periodiske budgetopfølgning trækker konsulenten fra  PLS-Rambøll konsoliderings-rapporter fra SØS, som benyttes som grundlag for udarbejdelse af perioderegnskab. Konsulenten tager i denne forbindelse kontakt til IT-kontoret, hvorfra der indhentes oplysninger om fakturaer, der endnu ikke er bogført, men som vedrører den periode, for hvilken der aflægges perioderegnskab.

Konsulenten fra PLS Rambøll foretager efterposteringer til den balance, der er trukket fra SØS og udarbejder på dette grundlag perioderegnskabet, der danner grundlag for budgetopfølgningen.